NATURE DU TRAVAIL
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.
TÂCHES SPÉCIFIQUES
Service aux entreprises
Certification collégiale
- Traiter les inscriptions à la certification collégiale.
- Envoyer la documentation nécessaire aux participants.
- Préparer les certificats de réussite.
- Exporter les données pour l’intégration au CRM.
Cours grand public
- Valider l’admissibilité des inscriptions.
- Traiter les inscriptions (facturation et paiement).
- Faire le suivi hebdomadaire avec Services-Québec (état des inscriptions et modification des cours).
- Confirmer le démarrage des formations avec les participants, aviser de l’annulation ou du report de la formation.
- Créer les rencontres Teams ou Zoom.
- Préparer les listes de présences pour les formateurs.
- Faire le suivi avec les formateurs pour les présences aux deux premiers cours.
- Faire le suivi avec les clients absents.
- Faire parvenir sur demande les enregistrements des séances.
- Faire parvenir une évaluation de la formation aux participants.
- Préparer le rapport pour Services-Québec à la fin de chaque formation (évaluation de la formation, formulaire d’inscription, liste de présence, facturation)
- Aider le technicien aux communications à mettre à jour le site web.
- Créer les contrats des formateurs ou traiter les demandes de paiement pour les consultants.
- Créer des attestations de participation sur demande seulement.
- Voir à la signature des ententes avec Services-Québec.
- Assister le conseiller pédagogique dans tout le travail relié à la gestion des formations.
- Faire le suivi des opportunités dans le CRM.
- Ajouter les clients au CRM.
Attestation d’études collégiales
- Traiter les inscriptions aux différents programmes AEC.
- Envoyer la documentation nécessaire aux étudiants.
- Inscrire et facturer les étudiants.
- Créer les contrats des enseignants.
- Effectuer les suivis nécessaires selon les règles ministériels.
- S’assurer de la conformité des dossiers étudiants.
- Procéder à l’achat de volumes.
- Procéder à la diplomation des étudiants (lettre, diplôme, relevés de notes).
- Assister le conseiller pédagogique dans tout le travail relié à la gestion des cohortes et des programmes.
Ressources humaines
- Préparer les affichages internes de charges d’enseignement des AEC.
- Préparer les lettres de confirmation de charges et transmettre aux enseignants.
- Préparer les affichages externes d’enseignants et de formateurs.
- Valider les ressources humaines les candidatures spontanées.
- Effectuer la promotion de ces affichages (Site internet, médias sociaux, sites d’affichage,…).
- Organiser les comités de sélection.
- Convoquer les candidats.
- Faire passer les tests de sélection (Français,…).
- Informer les ressources humaines de la réussite du test de français.
- Valider les antécédents judiciaires avant l’embauche.
- Valider le permis de travail, si applicable.
- Compléter les recommandations d’engagement.
- Mettre à jour le document de la banque de candidatures.
- Informer les ressources humaines de l’embauche pour l’ajout à la liste d’ancienneté administrative.
- Recueillir l’ensemble des documents nécessaires pour l’ouverture du dossier incluant l’évaluation d’expérience et de scolarité.
- Transmettre aux ressources humaines les documents pour l’évaluation d’expérience et de scolarité.
Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.